(German below)

This Data Privacy Notice informs you how we process your personal data when you apply for a position we have advertised. It also describes your data protection rights, including the right to object to certain processing we conduct. For more information about your rights and how to exercise them, see Section 6, Your Rights.

This Notice supplements our existing general Privacy Policy, which provides concrete information about how we process your personal data during website visits or for non-applicant-related topics.

1. Responsible authority

The responsible authority for the processing of personal data within the meaning of Art. 4(7) GDPR is the company / entity named in the job advertisement.

The contact details for the data protection officers can be found here: https://www.fiege.com/de/datenschutzerklaerung

2. Data collection

As part of the selection process we collect and process the following categories of personal data:

• Contact details in your application profile (e.g., first name, surname, country, email, telephone number).
• Information in the application form (including salary expectation, your motivation, and, if relevant, disability information).
• Application documents (e.g., CV, cover letter, career development data, qualifications, language skills).
• Results of online assessments and, where applicable, video interviews.
• References you may provide.

We may also obtain the above data about you from other sources, including external business partners such as employment agencies. We may also receive data you have made publicly available on professional social networks, such as LinkedIn, or data you provide to us via other websites (e.g., job boards), or from other publicly accessible sources (only where the data is relevant to your professional life). The purpose is to contact you about job opportunities or verify the accuracy of information in your application documents.

3. Nature and purpose of processing personal data

Your personal data will be processed solely for the following purposes:

• Initiation and establishment of the employment relationship.
• To contact you if you may be considered for an alternative position.
• To contact you in connection with your speculative application.
• To send you personalized information about open positions at FIEGE in accordance with your consent.

4. Legal foundation

We collect and process your personal data to offer advertised positions and conduct the recruitment process. Providing your personal data in the recruitment process is generally voluntary, but is necessary to process your application or to conclude an employment contract with us.

If we obtain information from your public profile on professional social networks, we base the processing on our legitimate interest in forming a basis for deciding to establish an employment relationship with you. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR in conjunction with Art. 9(2)(e) GDPR.

We may also process personal data about you to the extent necessary to defend against legal claims arising from the recruitment process. The legal basis for this is Art. 6(1)(b) and (f) GDPR. The legitimate interest includes evidential requirements in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG).

5. Recipients of the data

We may transfer your personal data to affiliated companies where it is necessary for the purposes and on the legal bases described above. For the data processing in our online application system for applications, we have jointly defined the purposes and means of the data processing. Therefore, the affiliated companies are jointly responsible for the processing of personal data. The key point of the agreement is that FIEGE Logistik Stiftung & Co. KG is primarily responsible for fulfilling data protection information obligations and for providing information about the joint processing.

There is no transfer of personal data to third parties where there is no relation to applicant management and the applicant selection process. We reserve the right to disclose information about you if required by a legal obligation, when requested by authorities acting legally or by law enforcement authorities. The legal basis is Art. 6(1)(c) GDPR.

6. Your Rights

6.1 Right of access

You have the right to access the personal data we hold about you. Please contact the above-mentioned data controller.

6.2 Right to rectification or erasure

You may correct your personal data by sending an email to the address dataprotection@fiege.com or by updating your application profile yourself. Under certain conditions you may also request the erasure of your data.

6.3 Right to restrict processing

Under certain conditions you may request restriction of processing, e.g., if the accuracy of your data is disputed and needs to be verified by us.

6.4 Right to data portability

Under certain conditions your data will be provided to you in a structured, commonly used and machine-readable format.

6.5 Right to Object to Processing

You may object to the processing of your data on the basis of our legitimate interests. Further information is in the section on Objection or Withdrawal of consent to processing. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority at any time.

7. Retention Period

We store your personal data for six months after your last login in your application profile or after the completion of the recruitment process. This is necessary to meet the evidential requirements in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG). We also store your data for this period in the event of an alternative vacancy for which you are a suitable candidate. Additionally, you may request the deletion of your application profile or the withdrawal of your application by contacting us at dataprotection@fiege.com.

If your application is successful, we store your personal data for the entire duration of your employment in accordance with the data privacy notice for employees, which we will provide to you upon acceptance of the position.

8. Objection or Withdrawal of Consent to Processing

To the extent we rely on balancing of interests (Art. 6(1)(f) GDPR) for the processing of your personal data, you may object to the processing. This applies particularly when the processing is not necessary for the performance of a contract with you, as described in the chapter on the purpose and basis of processing personal data. When you exercise such an objection, please set out the reasons why you believe we should not process your personal data as we have done. In the event of a justified objection, we will review the matter and either terminate or adjust the data processing, or provide you with our compelling legitimate grounds for continuing the processing.

9. Age of Majority and Legal Capacity

You may only give valid consent to the collection, processing and use of your data once you have reached the age of 16. If you are over 13 but under 16, we still do not wish to lose you as an applicant. Therefore, please provide evidence of parental consent in your application materials.

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Datenschutzerklärung für Bewerbungsverfahren

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich für eine von uns ausgeschriebenen Stelle bewerben. Es beschreibt auch Ihre Datenschutzrechte, einschließlich des Rechts, gegen einen Teil der Verarbeitung, die wir durchführen, Widerspruch zu erheben. Weitere Informationen über Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können, finden Sie im Abschnitt 6. Ihre Rechte.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.d Art. 4, Abs. 7 DSGVO ist das in der Stellenanzeige genannte Unternehmen / genannte Gesellschaft.

Die Kontaktdaten der mit dem Thema Datenschutz beauftragten Personen finden Sie hier: https://www.fiege.com/de/datenschutzerklaerung 

2. Datenerhebung

Im Rahmen des Auswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Kontaktdaten in Ihrem Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Land, E-Mail, Telefonnummer).
• Angaben aus dem Bewerbungsformular (darunter fallen z.B. Gehaltswunsch, Ihre Motivation, ggf. Angaben zur Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position).
• Bewerbungsunterlagen (darunter fallen z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse).
• Ergebnisse von Online-Verfahren und ggf. Videointerviews.
• Ggf. Referenzen, die Sie uns zur Verfügung stellen.

Wir beziehen obige Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Geschäftspartner z.B. Personaldienstleistungsunternehmen. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, öffentlich gemacht haben oder die Sie uns über andere Websites, wie z.B. Monster Jobbörse, übermitteln oder aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen (nur sofern die Daten eine Relevanz für Ihr berufliches Leben haben). Der Zweck ist, Sie wegen Jobangeboten zu kontaktieren oder um die Richtigkeit Ihrer Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu überprüfen.

3. Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
• Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten.
• Um Sie aufgrund Ihrer Initiativbewerbung zu kontaktieren.
• Um Ihnen entsprechend Ihrer abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen bei FIEGE zuzusenden.
   

4. Rechtsgrundlagen

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um ausgeschriebene Stellen anzubieten und das Auswahlverfahren durchführen zu können. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist grundsätzlich freiwillig. Die Angabe personenbezogener Daten ist jedoch für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns erforderlich.

Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, eine Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu bilden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) f) DSGVO in Verbindung mit Art. 9 (2) e) DSGVO.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 b) und f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

5. Empfänger der Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Gesellschaften übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter o.g. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Für die Datenverarbeitungen in unserer Online-Anwendung für Bewerbungen haben wir gemeinsam die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung festgelegt. Daher sind die verbundenen Gesellschaften gemeinsam für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich. Die wesentlichen Punkte der Vereinbarung sind, dass die FIEGE Logistik Stiftung & Co KG, vorrangig verantwortlich für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten sowie die Bereitstellung von Informationen über die gemeinsame Verarbeitung ist.

Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte statt, wenn es keinen Bezug zum Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren gibt.

Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 (1) c) DSGVO.

6. Ihre Rechte

6.1. Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft über die in unserem Unternehmen über Ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich hierzu bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

6.2. Recht auf Berichtigung oder Löschung

Sie können Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, indem Sie eine E-Mail an dataprotection@fiege.com senden oder die Berichtigung selbst in Ihrem Bewerbungsprofil vornehmen. Sie können auch unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.

6.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z.B. wenn die Richtigkeit Ihrer Daten strittig ist und durch uns überprüft werden soll.

6.4. Recht auf Datenübertragbarkeit

Unter bestimmten Voraussetzungen werden Ihnen die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt.

6.5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen widersprechen. Weitere Informationen befinden sich im Abschnitt Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung.

Darüber hinaus steht Ihnen jederzeit das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu.

7. Aufbewahrungsfrist

Wir speichern Ihre persönlichen Daten für die Dauer von sechs Monaten nach Ihrer letzten Anmeldung in Ihrem Bewerbungsprofil / nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahren. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Weiterhin speichern wir Ihre Daten für diese Dauer, im Falle einer alternativen Stellenausschreibung, für die Sie ein geeigneter Kandidat sind. Zusätzlich können Sie die Löschung Ihres Bewerbungsprofils oder die Zurücknahme Ihrer Bewerbung beantragen, indem Sie uns unter dataprotection@fiege.com kontaktieren.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre persönlichen Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäß der Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, die wir Ihnen bei Annahme der Anstellung zukommen lassen.

8. Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen (Art. 6 (1) f DSGVO), können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns im Kapitel Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschrieben ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

9. Volljährigkeit und Geschäftsfähigkeit

Erst mit Vollendung des 16. Lebensjahres können Sie wirksam in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten einwilligen. Sofern Sie älter als 13 Jahre sind, jedoch das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, möchten wir Sie dennoch nicht als Bewerber verlieren. Aus diesem Grund bitten wir Sie, das Einverständnis Ihrer Erziehungsberechtigten in Ihren Bewerbungsunterlagen zu belegen.